Engagé dans une digitalisation progressive de ses process, Locatoumat entend ainsi atteindre un meilleur rendement de ses activités. Une mission difficile, à plusieurs tiroirs, qui exige de nouveaux outils dont un ERP pour lequel l’entreprise participe pleinement à la phase pilote.

Pour maximiser la digitalisation de ses process, Locatoumat a débuté par le remplacement des outils papier par des outils numériques la restructuration de ses process en vue de moderniser ses méthodes de travail. Ce qui a entrainé une réorganisation de la façon de travailler du loueur. « Notre but est que le travail de nos collaborateurs soit facilité par l’apport d’outil digitaux et que cela soit également plus fluide pour le client. Nous sommes donc ouverts et à l’écoute de tout changement qui peut faciliter la digitalisation progressive de nos process », explique Pierre Gaucher, le PDG.

Les tours des machines

Longue et pouvant intervenir à plusieurs niveaux, la digitalisation du loueur a concerné en premier lieu les tours des machines. Le moyen d’instaurer une meilleure communication avec le client et signer la fin des conflits ; le client disposant des photos du matériel à son départ mais également à son retour. Le loueur gagne par ailleurs en professionnalisme et apporte de l’aplomb dans sa relation commerciale. L’avantage écologique est aussi quantifiable : plus d’impression papier à chaque départ (environ 300 départ/retour matériel par jour).

Le stock tenu à jour

L’entreprise procède en outre à la digitalisation de ses inventaires stocks, avec en ligne de mire, celle de son parc matériel. « Là où il nous fallait entre 1 à 2 journées pour réaliser un inventaire, nous ne prenons plus qu’1/2 journée. C’est un gain de temps pour nos équipes et surtout un gain de précision. Anciennement, il fallait retranscrire l’inventaire papier informatiquement, ce qui laisse une grande marge d’erreur. Nous réalisons également plus facilement des inventaires tournants. Cela conduit à moins d’écart de stock car ceux-ci sont réalisé plus souvent. Ici encore, nous avons un gain écologique et économique non négligeable car certains inventaire pouvait demander une ramette ou 1/2 ramette de papier, inutilement utilisée », détaille le Pierre Gaucher.

L’enjeu : la facture électronique

« Enfin, le plus gros projet lancé aujourd’hui est la dématérialisation complète de nos factures entrantes et sortantes. Pour cela nous faisons appel à un prestataire externe qui apporte une solution de traitement et de certification de nos factures », ajoute le dirigeant. L’entreprise devra dans un second temps s’attaquer à la fluidification de son processus de location, et étudie déjà la piste d’une signature électronique et de manuels d’utilisation digitaux avec QR code machine.

Alléger et rentabiliser

« L’objectif de la digitalisation est d’avoir, évidemment, un meilleur rendement, reprend le responsable. Au niveau de la refacturation des casses et du nettoyage des tours machines, dans la gestion des stocks pour les inventaires, et enfin des commandes et de la réception. La dématérialisation nous permet d’alléger le travail chronophage de rapprochement de facture par exemple. Ce gain de temps nous permet alors d’en passer plus sur le contrôle des commandes passées, et de la négociation avec les fournisseurs ».

S’impliquer pleinement

Cette révolution des process en place a demandé l’acquisition de nouveaux outils, à l’instar des tablettes qui équipent les chauffeurs, des serveurs ou des VM. Des investissement « directs » avec le choix d’avoir un intermédiaire de certification qui facture à la facture. Dans sa démarche, Locatoumat fait en outre appel à un prestataire extérieur, en partenariat avec son éditeur d’ERP. « Nous avons pris la décision de faire partie des pilotes de projet pour nous investir réellement dans la dématérialisation et avoir un outil qui nous correspond peut être un peu plus que s’il avait été validé par autrui », indique Pierre Gaucher. Une équipe déjà en place, constituée de 2 administrateurs systèmes et réseaux, se forment sur le nouvel outil et planchent avec l’agent de contrôle et d’analyse sur l’amélioration des process de travail afin d’intégrer totalement la dématérialisation des factures.