Le prélèvement à la source entrera en vigueur le 1er janvier 2019. L’entreprise deviendra alors collecteur des impôts sur le revenu de ses salariés. Ce nouveau rôle va avoir des implications techniques, via l’établissement de la paie, mais également relationnelles. La Ficime délivre quelques conseils pratiques pour permettre de s’y préparer.
 
Informer les salariés
 
La communication aux salariés sera essentielle pour assurer la transition en douceur. Choisissez réunions d’information ou tout simplement remise d’une documentation écrite. Il est ici nécessaire de rappeler que l’employeur n’est qu’un intermédiaire et que pour tout ce qui concerne le calcul de son impôt, l’administration fiscale reste le seul interlocuteur du salarié. Il s’agit également de mieux préparer le salarié aux conséquences sur son net à percevoir. Pour ce faire, le mieux est de faire figurer avant le 1er janvier 2019 sur le bulletin de paie le montant du prélèvement à la source via le système dit de la "préfiguration".  Il s’agit d’une mention simplement informative à ce stade qui ne donne lieu à aucun prélèvement et qui permet, si besoin, au salarié de se rapprocher de l’administration en cas d’erreur notamment sur le taux appliqué.
 
Préparer l’année de transition
 
Les revenus de 2018 vont être classés en 2 catégories : les revenus entrant dans le champ du crédit d’impôt modernisation du recouvrement (CIMR) bénéficiant ainsi d’une annulation de l’impôt correspondant, et les revenus exceptionnels qui vont donner lieu au paiement de l’impôt sur le revenu par les contribuables selon les règles actuelles directement auprès de l’administration. Afin d’éviter les optimisations fiscales, des règles pour déterminer la nature des revenus ont été fixées. Ainsi tout changement dans les modalités de versement de certaines sommes en 2018 est à proscrire ou à réaliser après consultation de l’administration fiscale. C’est le salarié qui sera responsable de préciser, dans sa déclaration, les revenus exceptionnels.
 
Bien connaître les procédures du prestataire de paie en cas d’externalisation
 
Les taux de prélèvement à la source communiqués par l’administration à l’employeur sont valables deux mois. En cas de changement de taux, le principe est de prendre le taux le plus récent communiqué par l’administration. Toutefois si cela n’a pas pu être intégré dans le processus de paie, il peut être utilisé le taux précédent encore valable. Il est important de savoir quelle procédure le prestataire de paie a mis en œuvre afin de pouvoir réagir face à des salariés surpris que leur changement de taux ne soit pas immédiatement pris en compte. Traitement de l’administration fiscal inclus, le taux modifié s’applique au plus tard le 3e mois qui suit la déclaration du contribuable.
 
Veiller à la confidentialité des données
 
Avec la RGPD, les entreprises sont très sensibilisées à la protection des données personnelles en particulier celles de leurs salariés et ont mis en place des procédures pour sécuriser la collecte et la conservation de ces données. L’exigence est redoublée avec les taux du PAS puisque certes la sanction pénale spécifique encourue par les employeurs (1 an d’emprisonnement et 15 000 € d’amende) en cas de divulgation du taux a finalement été abrogée, mais les sanctions pénales de droit commun pour protéger le secret professionnel restent applicables, en plus de celles liées à la protection des données personnelles. Il peut donc être pertinent de rappeler aux salariés qui auront accès à cette information leur obligation de discrétion, voire de leur faire signer un engagement spécifique de confidentialité.