L’entreprise SJL Location basée à Saint Junien, et spécialisée dans la location de matériel BTP sur la région de Limoges et les départements environnants, a fait appel à la société MCS, éditeur de logiciel pour la gestion de la location, afin de mettre en place la solution MCS-rm.
Avec 4 agences et une activité en forte croissance, en particulier après l’ouverture de la 2e agence à COnfolens, il devenait difficile de travailler sans logiciel pour gérer la disponibilité de l’équipement. Notamment d’une agence sur l’autre. La solution MCS-rm, basée sous Windows, et couplée avec le logiciel comptable Sage, a permis un transfert des informations en comptabilité. Elle est utilisée par 11 personnes et facilite la gestion de tous les processus de location ainsi que la facturation.
"Nous sommes non seulement plus réactifs à la demande du client mais le système nous permet un meilleur contrôle sur notre parc. Nous savons exactement où se trouve notre matériel, ce qui nous permet de traiter les demandes de façon professionnelle et de préparer les devis et les contrats de location rapidement. Toutes les coordonnées clients sont regroupées sur la même fiche et les informations produit sont accessibles par tous, ce qui nous permet de travailler plus efficacement. Les bons de livraisons électroniques ne sont pas perdus comme cela arrivait avec les bons papiers et au retour de location, il est facile de contrôler si tout le matériel est rentré et de facturer les clients en conséquence", détaille Myriam Raymondaud, responsable informatique.
MCS-rm force tous les collaborateurs à saisir tous les éléments nécessaires au moment du devis et du contrat, permet d’extraire des chiffres sur l’activité et de les manipuler de différentes façons. "Chaque agence gère son parc indépendamment et achète ses propres machines. On peut analyser les transferts effectués entre les agences et déterminer quelle agence a besoin d’investir dans quelle machine", ajoute la responsable.
De son côté, le moduler atelier suit les répérations et facilite l’enregistrement quand les contrôles périodiques ont lieu. "Des alertes automatiques ont été mises en place pour nous prévenir quand une visite générale périodique ou un contrôle technique de véhicule doit avoir lieu. Ceci nous évite de louer la machine à ce moment-là. Le comptoir peut extraire ces données en cas de demande des clients pour prouver que les contrôles ont bien été effectués. Ce module est également très utile pour avoir le résumé de ce qu’a coûté chaque machine en entretien et réparation", complète Myriam Raymondaud.
